HSPの「仕事の遅さ」を解決する小技6選

HSP

少し前の記事で、「HSPは仕事ができない」というのは半分本当だと書かせていただきました。
もし、あなたがHSPである場合、少しショッキングな内容かもしれませんが、
先に読んでから、こちらの記事を読むことをお勧めします。

HSPは仕事ができない?対策法をご紹介

さて、↑の記事では、「HSPは仕事が遅くなりがち」ということをお伝えしました。
今回のこの記事は、その「仕事が遅くなりがち」なところを解決できる小技をいくつかご紹介します。



そもそもHSPの仕事が遅いのはなぜか

前回の記事では、HSPの仕事が遅い理由を”完璧主義っぽい“、”上司に何か言われるのが苦痛“ということを書きました。

言われることへの苦痛は、読んで字の如くですので、
そのまま受け取っていただければ良いと思うのですが、
“完璧主義っぽい”というところについて、少し解説を加えます。

正直なところ、HSPは完璧主義なのではありません

“細かいところに気づいてしまう” → それを解決しようとする

という普通のPDCAサイクルというものを回しているだけなのですが、
気になってしまう細かいところが、HSP以外の人よりも多いため、
周囲から見ると細かすぎるところを修正しており、完璧主義に見えてしまうのです。

もちろん、HSPと完璧主義を持ち合わせている人もいるのですが、HSP=完璧主義ではありません。

上司に何か言われると・・・というのは、ある程度しょうがないところだと思っているので、
仕事のスピードを上げるには、まずは自分の作業スピードなどを小技を駆使しながらあげていく必要があるのです。

スピードアップ(PC編)

最近では、工場勤務の方や店舗等の接客業以外の方で、
PCを全く仕事で利用しないという人は少なくなりました。

そのため、まずはPCで行う作業を少しでもスピードアップさせる方法をご紹介します。

ショートカットキー

PCの使い方講座みたいな本を買うと必ずいろいろなショートカットキーが紹介されていますが、
これを全部覚える必要はもちろんありません。

しかし、ショートカットキーが全く使えないと、仕事の作業スピードが一気に落ちるので、
その中でも特に使用頻度の高いであろうものをご紹介します。
(OS毎書くのは面倒なので、とりあえずwindows仕様で記載します)

コピー&ペースト

言わずもがななレベルのものですが、選択した文字列などを、
コピーして、そして張り付けるショートカットです。

Ctrl(コントロール) + c  ⇒コピー

Ctrl + v ⇒ペースト(貼り付け)

となります。

切り取り

こちらは、コピーするのではなく、元々のものはなくしていいから、
別の場所に張り付ける(移動させる)時に使用します。

Ctrl +x

下線を引く

選択した文字列に下線を引いて目立たせたい場合。
(選択した部分の下線を取り消したい場合)

Ctrl + u

太文字

選択した文字列を太文字にしたい場合。
(選択した部分の太文字を解除したい場合)

Ctrl + b

作業を一つ前に戻す

長く書いていた文章を手違いですべて消去してしまった。。。
なんてこと、たまにありますよね。

そんなときに、一つ前に戻すことで、消す前の状態に戻ったりします。

Ctrl + z

全てを選択する

画面や選択しているウィンドウの中などのすべてを選択したい場合に使います。

Ctrl + a

画面内で文字を検索したい

つらつら書かれている文字の中から、特定の文字列を探したいときに使います。

Ctrl + f

今見ているウィンドウを閉じる

見ているページが読み終わったとき、マウスで×ボタンを押しに行くのが面倒なときに使います。

Ctrl + w



メールボックス

現代では、SlackやChatworkなどのチャットツールが発達しているので、
仕事ではそういったツールを使用されている方も多いかもしれませんが、
それでも日本の多くの会社のメインコミュニケーションツールは、メールです。

また、このメールに多くの時間を割いているビジネスマンがとても多いため、
メール作業を短縮するだけでも仕事は圧倒的に早く進みます。

ラベル(フォルダ)振り分け

いろんな人から、いろんなメールが飛んできて、
どれが何か良くわからなくなっている人向けです。

会社によってはどんなメールでもccに入れてしまう文化も多く、
メールボックスが滝のように流れて行ったりします。
そのため、ラベルやフォルダ分けなどができるととても楽に、
読まなければならないメールが判別できます。

Gmailのラベルの使い方はこちら

https://support.google.com/mail/answer/118708?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=ja

未読メールが先頭に来るようにする

メールが大量に送られてくると、正直対応しきれず、
「後で見よう」と思ってしまいますが、
メールボックス内が整理されていないと、どこまでが読んだメールでどこからが読んでいないメールかを
判別するのが難しくなります。

未読のメールが先頭側に来るように設定を変更すれば、
未読の一番最後までたどれば、そこまでが読んでいないメールだとすぐに判明するのです。

https://support.google.com/mail/answer/18522?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=ja

再利用する素材はすべて「再利用フォルダ」に入れる

自分の仕事というものがある程度固まっていると、
メールで返す文章や、パワーポイントなどで使う資料の配置などは、似通ってきます。

それなのに、それを毎回0から作るのは非常に効率が悪いので、
今後は、一度作って再利用できそうなものは、
デスクトップに再利用フォルダを作って保存しておきましょう。

その次から使うときには、テンプレートの穴部分だけを埋めるだけになるので、
非常に一つ一つの工数が短くなっていきます。

スピードアップ(仕事全般)

もしかしたら、仕事ではあまりPCを使わないという方も、
見てくださっているかもしれませんので、
PCの小手先ワザ以外にも、仕事を早くするワザをご紹介します。

todoリストを作る

よく言われている仕事術の一つ、todoリストです。

活用の肝は、「その日のうちにやらなければならないこと」だけを書くことです。

なぜ、その日のうちにやらなければならないことを書くのかというと、
究極的に言えば、その日はそこに書かれている仕事さえ終われば仕事を終えても良いということが判明するからです。

冒頭の記事の中では、「全てを前倒しで行うべき」と書いていますので、
矛盾が発生しているように見えるかもしれませんが、
そうではありません。

「その日のうちにやらなければならないこと」というのは、
緊急度がとても高いものです。

しかし、一般的な仕事は、2週間後や1ヵ月後などに期限が設定されています。
そういったものは、重要度は高いかもしれませんが、緊急度は少し低いのです。

この、緊急度が低いが重要なものに、多くの時間をできるだけ割くために、
Todoリストを使い、その日のうちに終わらせなければならないものだけを羅列し、
Todoリストを空っぽにすることを優先します。

そうすると、残りの時間はすべて途切れることなく、
重要な仕事に向き合うことができます。

あなたも感じたことがあるかもしれませんが、
仕事でも勉強でも、「ノッている時間」ってありますよね。

なんかスムーズに進むとか、とても集中しているという時間です。

こういう時間はとても仕事が進むのですが、
5分や10分の短い時間ですと、「ノッている」ところまで持っていくことができませんし、
毎回毎回”どこまでやったっけ”現象が起きてしまいます。

そのため、できるだけ長く一つのことをやる必要があるのです。

また、Todoリストに「今日やらなければならないこと」だけを書けるということは、
仕事の優先順位がしっかりと付けられるということです。

期限や仕事の重さなどを判断して、仕事を片づけることなく、
言われた順番にこなしているだけでは、どこかで時間が足りなくなります。
配分を間違えてしまうからです。

 

もし、あなたがPCで作業していて、Gmailを使っているのであれば、
Gmailの中にtodoリストが標準でついていますので、探してみてください。

また、Todoistというアプリであれば、個人の同一アカウントでPCとスマホ両方で管理することも可能です。

紙のリストが欲しいという方にはこちらがおすすめです。

ミドリ メモ ToDoリスト グレー91802344

実際に、僕が新卒で営業をしていた時は、こちらのtodoリストを使っていました。
紙なので、その日のtodoがすべて終了したら、ごみ箱に入れて帰ります。

あとで・・・の仕事はスケジュールに入れてしまう

ある程度長期スパンの仕事は、
いつまでに何をやっているべきなのかが、不明確になりがちです。

そのため、ある程度のマイルストーンを立てて、やるべきなのですが、
普通にしていると、当たり前のように忘れます。

そのため、いつに何をするのかをざっくりで構わないので、
スケジュールに入れておきましょう。

 

あとは、折り返し電話するやメールを送るなど、
突然降ってくるやらなければならないことも、
スケジュールに入れて、その時間内にそれを終わらせることを意識すると良いと思います。

そうすることで、時間としての漏れがなくなるので、

「あっ、、、忘れてました今すぐやります!」

という何気ない無駄なロスがなくなります。

振られた仕事はまず手を付けてみる

結構皆さんやらないのがこれで、
仕事を振られて期限も確認しているのに、
すぐに元の仕事に戻ってしまいます。

もちろん、それで仕事が完遂できているなら問題ないのですが、
こういう仕事の仕方をする人は、期限ぎりぎりになって焦っています。

原因は、

振られた仕事がどれほど重い作業なのかを確認しておらず、
期限ギリギリになって始めてみたら予想以上に重い仕事だった

という現象が起きやすいからです。

こういう人を見てよく、「スケジュール管理が甘い」と言ってしまうのですが、
そうではありません。

「期限内に仕事を始めているし、期限も普通に忘れていなかった。
しかも、期限内にその仕事が終わると思っている。」のです。

原因は、スケジュール管理ではなく、
仕事内容の確認不足です。

それを避けるために、振られた仕事はまず一旦手を付けてみましょう。

15分ほどやれば十分だと思いますが、
大体手を付けてみればどれくらいの仕事量なのかが分かるはずです。

目の前の仕事に忙殺されて・・・ということも、
Todoリストでやらなければならないことを管理できていると、
意外となくなってきます。

そうすると急に仕事を振られたとしても、
とりあえずそれに手を付けてみるという余裕はできるはずです。

まとめ

ここまで、仕事の遅さを解決するための小技を6種類紹介させていただきました。

当たり前のことしか、基本的に書いていませんが、
この当たり前のことをちゃんと続けるだけで、
仕事の効率は、劇的に向上します。

異常なまでに仕事が早く終わるようになるので、
良ければ試してみてください。

前回もご紹介しましたが、こちらの本が非常におすすめですので、
読んでみてください。
kindle unlimitedにも入っています。(2019/2現在)

 速さは全てを解決する—『ゼロ秒思考』の仕事術